受注対応でFAX使用率は○割！

ものづくり産業における受注対応の業務を明らかにした独自アンケート「受注業務実態調査」。セールスにも有用なデータになり得る見積・注文の対応について、その手段や業務量、ミスやストレスの傾向などについて、アペルザのサービス会員に調査した結果をまとめています。

今回は調査結果のなかから、「受注対応の手段」に焦点を当てて、取引先や仕入先との見積書・注文書の授受をどのような方法でおこなっているのか、その実態に迫ります。

メールを中心に多様化する受注手段

日々の受注業務において、どのような手段を使っているかを複数回答で問う質問です。最多は圧倒的に「個人メール」、次いで「紙FAX」が多くなっていました。さらには「Webシステム（汎用・独自開発）」「EDI」「共有メール」「電話」など、多岐にわたる手段が使われていることがわかりました。取引先によって連絡手段が異なり、現場の担当者は複数のツールを横断して見積・注文を処理している煩雑な実態がうかがえます。

約半数の企業でFAXがいまだに現役

デジタル化が進む中で注目したいのが「FAX」の存在です。受注対応のうち、紙またはインターネットFAXを受け取る割合を聞いたところ、その量に限定せず「FAXがある」と回答した割合の合計は50.3％となりました。約半数の企業で、FAX対応が残っているという結果です。FAX対応が大半（6割超）を占める割合となると11.9％と少数派ですが、他の手段と並行して少なからず使われ続けているようです。

中小企業ではおよそ3分の2がFAXを利用

さらに、この状況を「従業員規模300名以下」の企業に限定して見ると、結果が大きく変わります。300名以下の中小企業においては、「FAXがある」割合の合計が68.4％に跳ね上がりました。全体で見たときよりも使用率が18.1％高く、およそ3分の2の企業でFAXが使われています。システム導入のハードルや長年の商習慣などもあり、中小企業ほど依然としてFAXが重要な受注インフラとして機能している現状があるようです。

FAXを含む複数の手段の混在が現場の負担に？

受注対応において多様なツールが混在する中で、とくに中小企業を中心にFAXが根強く使われている実態が見えてきました。アナログ情報の管理というだけでも業務工数がかかりそうなことは容易に想像できますが、取引先などによってツールが異なり、1日のなかでそれを使い分けて処理することが常態化していることも、現場の負担となっているのではないかという仮説が立ちます。

受注手段の調査だけでなく、現場の業務実態やミスとストレスの傾向、課題意識など「受注実態調査」のレポーティング資料を公開中です。自社の受注業務の実態と業界の傾向を比較して把握するなど、参考資料としてぜひご活用ください！