受注対応の体制は○人・○時間！

ものづくり産業における受注対応の業務を明らかにした独自アンケート「受注業務実態調査」。セールスにも有用なデータになり得る見積・注文の対応について、その手段や業務量、ミスやストレスの傾向などについて、アペルザのサービス会員に調査した結果をまとめています。

今回は調査結果のなかから、「受注対応の業務量」に焦点を当てて、どれくらいの人員体制で、どれくらいの帳票に対応しているのか、担当者のリアルな負担にせまります。

受注対応の大半が少数精鋭

まず、1か所の営業拠点につき何人が受注対応を担当しているのかを見てみましょう。調査結果によると、1人から3人で対応している割合の合計が50.7％に上り、およそ半数の拠点が「3人以下」の少人数で受注業務を回していることがわかりました。多くの現場では限られた人数で対応している実態が浮かび上がります。一方で、10人以上の単位で受発注センターなどを構えているケースも17.6％存在しました。

担当者の8割超は兼任で業務をこなす

次に、1人の担当者が1日に受注対応に割く時間です。結果を見ると、対応時間が「4時間未満」に収まっている層が大多数を占めました。営業活動やそのほかの事務処理、顧客対応など複数の業務があるなかで受注対応を担当しているという実態が明らかになりました。反対に、1日の半分以上（4時間以上）を受注対応にあてる専任担当も、15.6％存在することがわかりました。

月に1,000枚以上をさばく過酷なケースも

2〜3人の体制、2〜3時間の対応というのが平均的な体制だということがわかりましたが、では、具体的にどれくらいの帳票数を処理しているのでしょうか。1人の担当者が1か月に対応する見積・注文の帳票数は、77.3％が「300枚未満」にとどまりました。1日にすると10枚程度が平均的な数といえそうです。

一方で、5.4％が毎月「1,000枚以上」もの帳票を処理していることも判明しました。専任だとしても1日50枚以上という、かなりの量を効率よく処理する必要性があることがうかがえます。

少数で複数の手段を駆使しながら多くの帳票に対応

今回のデータからは、少人数のスタッフが他の業務と兼任しながら、毎日止まることのない注文を懸命にさばいているという、現場の緊張感が見えてきました。前回、FAXを含むさまざまな対応手段を使い分けているということが明らかになったことから、そのうえでこの量を日々対応されている担当の方には少なくない負担があることがうかがえます。

今回の受注体制の調査だけでなく、受注手段、現場の業務実態やミスとストレスの傾向、課題意識など「受注実態調査」のレポーティング資料を公開中です。自社の受注業務の実態と業界の傾向を比較して把握するなど、参考資料としてぜひご活用ください！