見積・注文の共有方法は○○！

ものづくり産業における受注対応の業務を明らかにした独自アンケート「受注業務実態調査」。セールスにも有用なデータになり得る見積・注文の対応について、その手段や業務量、ミスやストレスの傾向などについて、アペルザのサービス会員に調査した結果をまとめています。

今回は調査結果のなかから、「見積・注文情報の転送と共有」に焦点を当てます。社外への転送や社内の情報共有といった受注後のバトンパスがどのようにおこなわれているでしょうか。

転送時の追記作業は「手書き」も一定数存在

仕入先や社内の別部門などに、見積・注文をどのように転送しているかを調査したところ、「メール本文に追記して転送」が最も多い結果となりました。しかし注目すべきは、「PDF編集ソフトで追記して転送」や「手書きで追記して転送」といった、システム化されていない手作業での追記をおこなっている担当者も一定数いる点です。

FAXの有無で比較すると大きな違いが

この「PDF編集」「手書き」いずれかに回答された割合を、受注対応の手段においてFAXがあるかどうかによって比較してみました。FAXを使用している場合には58.0％がPDF編集や手書きをしているのに対し、FAXが無い場合は32.9％にとどまりました。

つまり、FAXを使用している事業所では、FAXが無い事業所にくらべて約1.8倍も手作業での追記が多く発生しているのです。受注時のアナログな入り口が、その後の転送プロセスにおいても手作業の連鎖を引き起こしている様子が明確にうかがえます。

社内共有の主役は「メール」、口頭や紙媒体も健在

続いて、見積・注文の対応状況を社内でどのように共有しているかについて調べました。CC送受信などを用いて「メールで共有」することが圧倒的に多くなっています。次いで「オンラインのフォルダ等で共有」とデジタル化が進む一方で、「会議や口頭で情報共有」や「物理的なファイル・トレイで共有」といった方法も一定数見られました。デジタルな情報共有だけでなく、対面や紙でのやり取りも根強く残っているのが実態です。

入り口の手段が連鎖する

今回のデータからは、受注対応の手段と同じく、社外への転送や社内の共有にも、基本的にはメールが主流となっていることがわかりました。一方で、FAXなどのアナログな入り口の手段が、後工程の転送や共有にも「手作業の連鎖」を引き起こし、現場の作業負担を重くしている構造が見えてきました。

受注情報の共有方法の調査だけでなく、受注体制、現場の業務実態やミスとストレスの傾向、課題意識など「受注実態調査」のレポーティング資料を公開中です。自社の受注業務の実態と業界の傾向を比較して把握するなど、参考資料としてぜひご活用ください！