受注対応のストレスとミスの原因は○○！

ものづくり産業における受注対応の業務を明らかにした独自アンケート「受注業務実態調査」。セールスにも有用なデータになり得る見積・注文の対応について、その手段や業務量、ミスやストレスの傾向などについて、アペルザのサービス会員に調査した結果をまとめています。

今回は調査結果のなかから、業務の中で担当者が抱える「ストレス」と、実際に起きてしまった「ミス」の実態、そしてアナログツールがそれにどう影響しているのかを解説します。

ストレスとミスのワースト1位は「データ入力」

受注対応に何かしらのストレスを感じている担当者は8割以上にも上ります。そのなかでも最も多く挙げられたのが「データ入力作業」でした。

さらに、過去1年以内に起きたミスの内容についてたずねると、こちらも「データ入力ミス」がトップという結果になりました。紙の注文書を見ながらシステムへ手入力するなど、最も現場の負担やストレスになっている作業が、そのまま最もミスが起こりやすいポイントになっているという苦しい実態が明らかになりました。

ミスの種類としてデータ入力に次いで多かったのが、「対応漏れ・対応遅れ」と「社内連携での誤認」です。また、ストレスの原因としても「社内の情報共有や引き継ぎ」が2番目に多くなっています。

「リモート対応の難しさ」や「引き継ぎのブラックボックス化」が、そのまま対応遅れや社内での伝達ミスに直結し、担当者の心理的負担になっていることがデータからも読み取れます。

FAXの使用がミスの発生率を引き上げている

ここで注目したいのが、「FAX」の影響です。FAXの使用有無によって受注対応におけるミスの有無を比較したところ、非常に興味深い結果が出ました。

「データ入力ミス」や「対応漏れ・対応遅れ」など、いずれのミスの種類においてもFAXが無い企業にくらべてFAXがある企業の方が、ミス発生率が高いということが明らかとなったのです。紙ベースの処理や手入力の温床となるFAXが、結果的に現場のあらゆるミスを誘発する一因になっているのではないかと考えられます。

アナログ作業がストレスやミスにも連鎖する

ここまでの調査結果から、受注対応における入り口の手段がFAXなどのアナログな方法であることが、その後の作業や引き継ぎにも影響を与えることがわかっています。今回は、さらに現場のストレスとミスへの連鎖という結果も浮き彫りとなってきました。ストレスフリーであること、作業担当者にとってやさしいフローであることが、ミスの量という業務品質にもつながっていました。

受注対応におけるストレスやミスのほか、受注対応の手段や現場の業務実態、課題意識など「受注実態調査」のレポーティング資料を公開中です。自社の受注業務の実態と業界の傾向を比較して把握するなど、参考資料としてぜひご活用ください！

見積・注文の営業事務を見える化、効率化させるサービス「アペルザDESK」。FAXやメールで届く見積依頼や注文の内容をチームで共有し、自動でデータ作成します。データ入力などのアナログ作業を大きく削減し、ストレスやミスが生まれる機会そのものを減らすことにつながります。